Bạn lỡ gửi email chứa thông tin sai lệch, nhầm người nhận hay thiếu tệp đính kèm? Đừng lo, vẫn còn cách khắc phục. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thu hồi email đã gửi để bạn nhanh chóng sửa lỗi và giữ hình ảnh chuyên nghiệp.
Gmail – nền tảng email phổ biến nhất hiện nay – có tính năng “Hoàn tác gửi” giúp người dùng thu hồi email trong khoảng thời gian ngắn sau khi bấm nút gửi.
Bật tính năng hoàn tác gửi
Mặc định, Gmail cho phép bạn hoàn tác trong 5 giây sau khi gửi. Tuy nhiên, bạn có thể tăng thời gian này lên 30 giây để có thêm thời gian xử lý.
Các bước thực hiện:
1. Mở Gmail trên trình duyệt
2. Bấm vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) ở góc trên cùng bên phải > Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt
3. Trong tab Chung, tìm mục Hoàn tác gửi
4. Tại phần “Thời gian hủy gửi”, chọn mức thời gian tối đa là 30 giây
5. Cuộn xuống cuối trang và nhấn Lưu thay đổi
Cách thu hồi email ngay sau khi gửi
Sau khi bật tính năng trên, mỗi lần bạn gửi email, một thông báo nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới bên trái với tùy chọn “Hoàn tác”. Chỉ cần click vào nút đó trong thời gian cho phép là email sẽ không được gửi đến người nhận.
Lưu ý: Nếu bạn không nhấn “Hoàn tác” kịp thời, email vẫn sẽ được gửi đi và không thể thu hồi.
Click để xem thêm: Cách cài máy in qua mạng LAN đơn giản ai cũng làm được
Outlook cung cấp tính năng thu hồi email chuyên nghiệp hơn so với Gmail, nhưng lại có giới hạn: cả người gửi và người nhận phải cùng sử dụng Outlook trong cùng một tổ chức hoặc hệ thống máy chủ Exchange.
Các bước thu hồi email trong Outlook:
1. Mở Outlook và vào thư mục Sent Items (Thư đã gửi)
2. Nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi
3. Trong thanh công cụ, chọn tab Message > bấm vào biểu tượng Actions > chọn Recall This Message
4. Sẽ hiện ra 2 tùy chọn:
Delete unread copies of this message: Xóa tất cả bản chưa đọc
Delete unread copies and replace with a new message: Xóa và thay thế bằng email mới
5. Chọn phương án phù hợp rồi nhấn OK
Bạn có thể tích vào ô thông báo khi thu hồi thành công hoặc thất bại để biết kết quả.
Lưu ý: Nếu người nhận đã mở email trước khi bạn thu hồi, thao tác này sẽ không có tác dụng.
Dù bạn dùng Android hay iPhone, nếu sử dụng ứng dụng Gmail chính thức, bạn vẫn có thể hoàn tác gửi email tương tự như trên máy tính.
Sau khi nhấn gửi, ở cuối màn hình sẽ xuất hiện thanh thông báo nhỏ với nút “Hoàn tác”
Bạn có khoảng 5-30 giây để bấm hoàn tác (tùy cấu hình tài khoản)
Mẹo: Hãy luyện thói quen quan sát phần thông báo ngay sau khi gửi email để kịp thời xử lý khi cần thiết.
Click để xem thêm: Hướng dẫn cách cài win 11 không cần usb đơn giản
Không phải lúc nào bạn cũng kịp hoàn tác. Nếu email đã đến tay người nhận và không thể thu hồi, dưới đây là một số mẹo xử lý tình huống:
1. Gửi email xin lỗi và đính chính
Sự chân thành luôn là lựa chọn tốt. Viết một email ngắn gọn giải thích lý do gửi nhầm và cung cấp phiên bản chính xác (nếu có).
Ví dụ:
“Xin chào [Tên người nhận],
Tôi xin lỗi vì đã gửi nhầm email trước đó. Dưới đây là thông tin chính xác cần gửi. Mong bạn thông cảm.”
2. Liên hệ trực tiếp
Nếu nội dung gửi nhầm có tính nhạy cảm hoặc quan trọng, bạn nên gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp đến người nhận để giải thích và yêu cầu họ không đọc hoặc lan truyền thông tin.
3. Rút kinh nghiệm và phòng tránh
Kiểm tra kỹ người nhận trước khi bấm gửi
Đọc lại nội dung email
Thêm thời gian hoàn tác trong cài đặt
Dùng nháp để soạn thảo trước khi gửi chính thức
Hiểu đúng về cách thu hồi email đã gửi cũng cần nhận thức rõ các giới hạn:
Gmail không thực sự “thu hồi”, mà chỉ trì hoãn gửi để bạn kịp hủy
Outlook chỉ thu hồi được trong môi trường cùng hệ thống
Không có nền tảng nào đảm bảo 100% việc thu hồi nếu người nhận đã mở email
Việc biết cách thu hồi email đã gửi giúp bạn chủ động xử lý sai sót, tránh những rắc rối không đáng có trong công việc. Hãy ghi nhớ các bước và thực hành ngay để hạn chế lỗi giao tiếp trong môi trường số ngày càng bận rộn.
Address: 15/16B Đ. Quang Trung, Phường 8, Gò Vấp, Hồ Chí Minh, Vietnam
Phone: 0349150552
E-Mail: contact@susach.edu.vn